事務職は大きく8つ種類!それぞれの仕事内容について

事務職の種類と仕事内容について

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miyamoto

私が過去に出戻り転職をして失敗した経験、その後再び転職して穏やかな日常を手に入れた経験を元に、失敗しない為の転職ノウハウ、ブラック企業からの脱出方法について私の考えを書いてます。

環境次第で人間は不幸にもなるし幸せにもなる。環境を選ぶことだけは放棄しないでください。

あなたは事務職という仕事にどんなイメージがありますか?

デスクワーク?書類作成?お茶汲み?コピー取り?

いろいろとあると思いますが実は仕事の範囲が広く、これが事務職と一言で言うのは難しいのです。

社内みんなの給料を預かる重責を担う人もいれば、会社の確定申告に欠かせない重要書類のバランスシート(収支報告書)などを作成する人もいます。

ある程度の規模の会社になると、書類作成や日常の細々した作業を専門家得にお任せして、自分たちは最前線で働くという戦略をとります。このほうが効率が良いからです。

その代表格が「事務職」です。決して世間で言われるほど簡単な仕事ではなく、面倒ごとも少なくありません。他人の求めるものを察知する能力も必要です。

しかしサポート力に長けた方ならきっと感謝され、やりがいを感じるでしょう。

事務職は「職場のサポーター」。種類も内容も多岐に渡ります

事務職の仕事を一言で言えば「職場のサポーター」です。

勤怠の管理や書類作成、社内メールの配送、配布物を配るなど雑務から、簿記など専門知識を使って重要データを作成まで担うこともあります。

事務職の内容は会社ごとに異なります。会社によってはメイドさんのような雑務まで請け負うこともあり、小さな会社なら掃除や炊事場の清掃、お茶くみまで担うこともあります。

共用オフィスや大きな会社なら掃除を専門の清掃業者に依頼するので、掃除は年末の大掃除だけということもあります。近年は「女性社員にお茶くみをさせるのはセクハラ」という指導があるため、来客の接待以外では減っていますが完全になくなっているわけでもありません。

東京での求人でも案外古いやり方の会社も少なくないので、気になる方は必ず面接で確認しましょう。(大学の学生課では先輩たちが体験した面接時の感想が各社ごとに残っているので、それを確認するのも良いでしょう)

都会は仕事量が多いので難がある会社でも潰れにくいのです。ここでは一般的なカテゴリーごとに事務職の種類と内容を紹介します。

こんなにある事務職の種類!あなたはどれを目指しますか?

事務職にも種類があり、一般的には以下のようにカテゴリー分けされています。募集要項に書かれていることもあるので、必ず目を通しておきましょう。

1.一般事務
2.総務事務
3.経理事務
4.人事事務
5.営業事務
6.医療事務
7.学校事務
8.貿易事務

仕事の内容ごと、または職場の種類ごとにカテゴリー分けされています。どのような仕事なのか、さっそく見てみましょう。

1.一般事務

事務職でいちばん多いのは「一般事務」です。皆さんが何となくイメージしているOLや事務職のイメージにいちばん近い仕事です。

特に資格は必要ありませんが、経験者が優遇される傾向があります。

一般事務の仕事内容は「会社、または部署のサポート」です。電話応対、メールやFAX対応(会社によっては現在もFAXは健在です)、勤怠の管理、来客の応対、書類作成、社内配布物や景品などの配布、会議部屋の予約やセッティング、冠婚葬祭の費用支給手続きや休暇手続きなど、主に雑務と呼ばれる細々した仕事を任されます。

それに加え他の社員の書類作成のサポート、書類全般や備品の管理などもあり、他の部署からヘルプで呼ばれることも。

最前線で客先から契約を取ったり、すごい製品を作ったりなど華々しい仕事ではありません。しかし最前線で働く人たちを支え、職場を円滑に回す大事な仕事です。

なお、会社によっては一般事務でも営業事務や人事事務、総務事務などを兼任することもあります。社員が数万人いるような大企業を除き、たとえ他の事務職でも一般事務の作業も頼まれることがあります。

雑多な作業が多いので誰でもできる仕事ではありません。裏方作業なのであまり他人から称賛を受けることもありませんが、笑顔を絶やさないサポート好きな方なら誰からも喜ばれるでしょう。

慣れよう固定電話!できるだけ事前に訓練を

以前は問題なかった業務ですが、今の若い世代の方たちには「電話応対」が負担になるでしょう。

携帯電話の普及に伴い一般家庭の固定電話は消えつつあります。固定電話は勧誘やいたずら電話も多く、設置費用も高いため設置したがらない家庭が多いのです。黒電話など映画や漫画でしか見たことがない方も多いでしょう。

しかし事務所には必ず固定電話があります。会社によっては入社後に訓練を受けることもありますが、入社前までに固定電話に慣れておきましょう。

最近は面接の訓練に並んで固定電話で電話応答の訓練もあります。必ず訓練には参加して、できれば自宅にも固定電話を導入しましょう。自宅でインターネットをしているなら多くのプロバイダが安価な固定電話(IP電話)プランを提供しています。

お金の管理から営業まで…専門的な事務

事務職の中でも特に専門性が高い業種があります。専門性を身につけたい、スキルアップしたい方はぜひこれらの業種を目指してみませんか。簿記などの資格が必要なこともあります。

2.総務事務

一般事務とほぼ内容は同じですが、本社など中核を担う部署で働くことが多いようです。そのため社を上げたイベントや広報のサポートを行うこともあります。

社内だけでなく社外の対応も求められる事務職です。

一般事務の作業に加え、株主総会の運営や社内旅行、入社式、運動会のサポートなどを担います。株主総会は株主様と直接関わるイベントでトラブルも起こりがちです。

突発的なイベントにも余裕で対処し、トラブル対応力が求められる仕事です。出来れば接客業の経験があればさらに良いでしょう。

3.経理事務

「会社のお金の出し入れ管理」の事務職です。

会社は毎日毎日、何らかのお金が動きます。業務用品の仕入れから社員の出張費、銀行に返すお金まで膨大な種類があります。それを管理するのが総務事務です。

現金の支払いや受け取り業務、伝票管理、帳簿の管理作成、出張費など経費の処理など、お金と数字が深く関わる仕事です。

正確に帳簿を付け、支出と収入がきちんと合うように調整しないといけません。秩序ある状態を保ち、ビシッと数字を揃えることが快感を覚える方にはまさに天職です。

簿記や商法など専門的な知識が求められることもあります。総務事務を目指すならこれらの資格を所得しましょう。

4.人事事務

お金の管理は経理の仕事ですが、給料だけは人事事務が担います。(会社によります)

人事事務は人事に関わること全般をサポートする事務職です。「労務事務」の名で募集されていることもありますが、中身は同じです。

社員の個人情報の管理から入社退社の手続き、有給所得の管理、給与に関わる仕事全般を担います。

新入社員の教育も人事の仕事です。

会社によっては有給を一定日数以上取らないと警告を受けることがあります。働き方改革の一環で政府から企業への要請が厳しくなったのも背景の一つですが、その情報をまとめるのも人事事務の仕事です。

会社によっては人事企画(人材の配置計画、新入社員の募集など)や採用などに関わることもあります。就職説明会のイベント説明を行うこともあります。(就活イベントは総務事務が担当することもあります)

個人情報を管理するため、秘密を厳守する誠実な方が求められます。新入社員と最初に関わる仕事なので、的確に指導し場を明るくする教師の面も欠かせません。

5.営業事務

事務職は成果が見えにくい業種です。しかし営業事務なら成果が比較的見えやすいのでその不満が減るかもしれません。

営業事務は営業部門のサポートなどを行います。自社の商品、サービスのすばらしさをアピールする資料作りが欠かせません。お客様と遣り取りすることも多く、プロデューサー業、サービス業としての面が強い業種です。

営業に欠かせない資料全般を作成します。見積、契約、発注、納品、受領、請求などの書類を作成します。

どれも失敗できませんが特に契約書と金額は重要です。契約書に穴があると顧客との信頼関係も崩壊しかねません。会社へ利益をもたらすのも損益を出すのも営業事務の働き方に左右されます。

さらに、外回りや会議続きで事務所にいない営業の方に代わり、顧客と連絡を取り合い営業に報告するのも重大な仕事です。

コミュニケーション能力に加え、正確に情報処理する力が求められます。

6.医療事務

医療事務は病院などで働く事務職全般を指します。

医療大国の日本は全国に病院が無数にあります。どこの病院でもほぼ必ず医療事務員がいるので需要が高く、人気の高い業種です。

病院と他の会社が異なるのは、病院は患者さんと直に取引(治療)することに対して一般的な会社は顧客も会社であることが多いのが特徴です。

しかも相手は健康な人ではなく、心身にダメージがある病人です。ふだんは良い人でも病気になると調子が悪くなり、うまくコミュニケーションが取れないことも珍しくありません。

そのような方と円滑に対応し、医療費の計算や診療報酬を請求するのが主な作業です。入院施設がある大きな病院では入院患者の方のベッドまで伺い、入院費用の説明(高額医療費控除の説明など)を行うこともあります。

受付という接客業と事務職が合わさったのが医療事務の特徴です。

病気に感染するリスクが高い仕事です。常に健康に気を付け、うまくストレス発散できる方が求められます。資格は必要ありませんが、医療事務の資格があるほうが就職に有利だと言われています。

7.学校事務

あなたが学生時代に就職でお世話になった「学生課」など、学校に関わる事務作業を担うのが学校事務です。

就職サポートを行う専門的な課もあれば、一般事務と同じくオフィス洋品の管理発注、データ入力などを行う課もあります。

小さな学校では学校業務のサポート全般に関わりますが、大学など大きな組織だと専門部署に分けられます。

一般事務とほぼ同じ内容の総務課、人事課

学校は会社ではありませんが、多くの教師や研究者が働き、さらに多くの学生、生徒を預かる一つの社会です。円滑に運営しなければいけないのは会社と変わりません。

特に総務課、人事課、経理課の事務職は会社とほぼ同じです。もしこれらの事務職を求めるなら学校の求人もチェックしてみましょう。

学校独自の事務職とは?

しかし学校と会社は同じではありません。会社は利益を追求し、適正な仕事でたくさん儲けることが求められます。

学校は生徒や学生に学びを提供し、研究を追求するのが役目です。学生の未来に関わる就職活動にも大きく関わります。

「学生課」は学生に企業からの推薦や企業紹介など支援を担う独自性の高い事務職です。面接のトレーニングなどを行うこともあります。

学生の入試や入学、卒業、定期試験の運営、奨学金に関わる業務、学籍の管理など、学生にとって重要な業務ばかりです。

「教務課」「研究課」は教師や教授に対する業務全般です。研究費や学会運営などのサポート、それに関わるお金の管理が求められます。一般的にイメージされがちな事務職とはひと味違う事務職です。

8.貿易事務

事務職の中でも語学やコミュニケーション能力など非常に高いスキルが求められ、大きなスキルアップに繋がる仕事です。

港を見ると毎日毎日膨大な量の物資が輸入され、輸出しているのが見ることができます。スーパーで当たり前のように並ぶ生鮮品も加工品も海外のものが多いのです。

しかし貿易というものは厳しいルールがあり、膨大な量の書類が必要です。これを準備しチェックする専門の事務職が「貿易事務」です。

必ず貿易に必要な書類は輸入した発送した品物や数、金額などが記載された商業送り状(インボイス)、輸出する品物や数、金額などを記載した梱包証明証(パッキングリスト)、信用状(Letter of credit、L/C)や為替手形(Bill of lading)、貨物の引き渡し状になる船荷証券など。

これらはすべて英語で記載します。高い英語力が求められる仕事です。英語スキルを活かしたい方ならきっと満足できる仕事でしょう。

外国のアバウトさに泣かされることも

しかし実務経験から言わせていただくと、貿易はトラブルが当たり前です。

取引先から平然と誤ったインボイスを送りつけてくるので油断できません。誤った品物が入っているのは日常茶飯事、単位や桁の間違いという致命的なミスも何度も経験しました。

先進国でこんなにアバウトで大丈夫なの?と不安になるほどトラブルが続いたこともあり、1つ100万円を越える品物の数が間違っていたときは大騒ぎになりました。

他の荷物に紛れていることもあるので、届いた段ボール箱を何十箱も開けてすべて確認するはめになったのも良い思い出です。

輸入や輸出は膨大な量があるのですべての荷物を確認しているわけがないのは承知していますが、海外の仕事のおおらかさが実感できます。

英語は必須、トラブルを乗り越える力も必要

会社によっては取引先に連絡するのは英語が出来る社員で、自分はチェックだけということもあります。

しかし貿易事務で入社するなら取引先との連絡もすべて自力でやらないといけません。メールだけでは不十分で、電話、FAXを駆使して遣り取りする能力も求められます。

貿易は税関など何回も何回も審査を通らなければいけないので、もし税関で引っかかったら何ヶ月経っても届かないこともあります。この場合は税関に確認を取らないといけません。

貿易は「トラブルが起こって当たり前」の仕事です。貿易事務は語学が堪能なだけでなく、トラブルを楽しめるくらいのバイタリティがある心が求められる事務職です。

事務職から事務職への転職は簡単。自分に合う業種の事務職で働くことがとても大切

このように、一言で事務職といっても内容は様々です。ここでは一般的なカテゴリー分けをしましたが、業種が変わるだけでがらりと環境が変わることはイメージできるのではないでしょうか?

事務職経験者なら違う業種への事務職転職は比較的簡単に叶いますので、もしも今の職場でしんどい思いをしているならば、思い切って違う環境に転職してみるのもありだと思います。

あなたが事務職にあっていなかったのではなく、職場環境があなたにフィットしなかっただけで、転職したら事務職が楽しくなったという人は思いのほか、多いものです。

結局のところ、あなたの我慢に掛かっている。そんな現実嫌じゃないですか?

常に「よりストレスのない環境を探す」というのは、人間らしい生活を送る上で大切です。

仕事は自分に合う環境かどうかが全てですので、あまり無理することなく、人並み以上の成果がでるところが自分の適正がある会社ですよと伝えたいです。

仕事のストレスで苦しんでいる状態で働き続けて、うつ病にでもなってしまったら人生が壊れます。

どんな理由であれ、あまりにストレスが多い職場では働く価値はないと思います。

僕はうつ病になって休職期間中に始めた転職活動で幸運にもホワイト企業に転職が決まり、今では心穏やかに生活できています。今の会社では気楽に働けているのに、社内でも評価されてこれが自分の適正に合う会社なんだなと感じてます。

今の環境が辛いなら、僕がホワイト企業への転職に成功したときの話を読んでみてください。

転職後わずか数ヶ月で退職して、元の会社に出戻りした不利な経歴があった僕ですら、この方法で転職が上手くいったので、あなただって上手くいくはずです。

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